Recevez vos Convocations et Procès-Verbaux par e-mail

Recevez votre convocation, votre procès-verbal par voie électronique ?

Activation de ce service

La loi n° 2024-322 du 9 avril 2024, article 38, visant à l’accélération et à la simplification de la rénovation de l’habitat dégradé et des grandes opérations d’aménagement (dite loi Habitat dégradé) a réécrit et complété l’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965. Celui-ci dispose :

« Les notifications et les mises en demeure sont valablement faites par voie électronique. Les copropriétaires peuvent, à tout moment et par tout moyen, demander à recevoir les notifications et les mises en demeure par voie postale. Le syndic informe les copropriétaires des moyens qui s’offrent à eux pour conserver un mode d’information par voie postale. »

Le recours à la notification par voie électronique est donc la règle, mais les copropriétaires peuvent cependant demander à conserver l’envoi postal.

Il s'agit d'un procédé électronique mis en œuvre par l’intermédiaire d’un prestataire de services de confiance qualifié et garantissant l’intégrité des données, la sécurité, ainsi que la traçabilité des communications (art. 64-2 du décret).

Le délai que les notifications par voie électronique font courir a pour point de départ le lendemain de la transmission, par le prestataire de service de confiance, de l’avis électronique informant le destinataire d’un envoi électronique (art. 64-2 du décret).

Lorsque les notifications sont effectuées par ce nouveau procédé, chaque copropriétaire concerné en est informé au moins quinze jours avant le premier envoi effectué par ce moyen. Cette formalité n’est pas prescrite à peine d’irrégularité de l’acte (nouvel art. 64- 3 II du décret).

Vous pouvez donc, via ce procédé, recevoir vos notifications des convocations et des procès-verbaux directement par e-mail.

Ce procédé est conforme aux dispositions prévues aux articles 64-5 à 64-9 du décret 67-223 du 17 mars 1967.

Un service plus économique et plus écologique.

Convoquer les copropriétaires par e-mail pour éviter les innombrables photocopies de convocations, de procès-verbaux et documents annexes, sans compter les frais de timbres engendrés, semble une évidente bonne idée à l'heure où plus deux tiers des français sont équipés d'internet à la maison.

Au travers d'un processus entièrement dématérialisé, la solution que nous avons retenu :

via notre prestataire

envoie par e-mail simultanément à tous les copropriétaires, n'ayant pas renoncé à ce procédé, la convocation ou le procès-verbal de l'assemblée générale, avec preuve d'envoi, traçabilité et accusé de réception.

Cette prestation est facturée 2.95 € HT par destinataire à la copropriété, soit un coût de 2 à 4 fois moins élevé que l'envoi d'un pli en recommandé avec A.R. par les services de la Poste.

Un service plus simple.

Si un recommandé papier vous était envoyé pendant une absence prolongée, n’étant pas chez vous, vous ne pourriez ni le récupérer, ni en accuser réception à temps.

Mais grâce à la notification par voie électronique, aucune inquiétude à avoir : vous recevrez votre convocation ou votre procès-verbal directement sur votre boite mail.

Pas besoin d’aller au bureau de Poste pour en accuser réception, en quelques clics vous acceptez le courrier et accèdez à son contenu et aux pièces jointes.

Pratique, rapide et efficace, vous pouvez réceptionner votre convocation ou votre procès-verbal à n’importe quel moment de la journée à partir d’un appareil connecté à un réseau internet (ordinateur, téléphone portable, tablette).

Même en vacances, sur la plage, vous pouvez aujourd’hui recevoir vos documents !

Comment nous indiquer l'adresse mail à utiliser ou renoncer à ce service ?

Conformément aux nouvelles dispositions, les prochaines convocations et procès-verbaux vous seront donc notifiés par voie électronique à l’adresse mail enregistrée dans notre base de données ou à l'adresse mail qu'il convient de nous communiquer.

De même, si vous souhaitez renoncer aux notification par voie électronique pour les prochaines assemblées et donc recevoir ces notifications exclusivement par voie postale, il convient de nous l'indiquer.

Pour ce faire :

Télécharger le Formulaire

Attention : Ce formulaire doit être réceptionner par nos services 72 heures avant l'envoi de la prochaine convocation ou du prochain procès-verbaux pour pouvoir être prise en compte.

Comment réceptionner votre Convocation ou votre Proçès-Verbal ?

Article 64-6 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 :

"Un avis électronique est adressé au destinataire par le prestataire de service de confiance qualifié afin de l'informer qu'un envoi électronique lui a été transmis. Cet avis comporte :

1° Le nom de l'expéditeur de l'envoi électronique;

2° L'objet de l'envoi électronique ;

3° Un lien hypertexte invitant le destinataire à télécharger le contenu de l'envoi adressé par l'expéditeur, disponible pendant au moins vingt et un jours à compter de la transmission de l'avis électronique ;

4° La reproduction de la mention suivante : “ En application du second alinéa de l'article 64-2 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967, le délai que les notifications et mises en demeure par voie électronique font courir a pour point de départ le lendemain de la transmission de l'avis électronique au destinataire. Pour le présent envoi, la date de transmission est le : (date à préciser). ”

Pour vos prochaines Assemblées Générales, vous recevrez donc :

Un email de la part de letreco.simple@letreco.fr avec comme objet ‘Vous avez reçu un courrier recommandé électronique LETRECO’

Notez le code de vérification à 6 chiffres

puis cliquer sur la ligne Accèdez à votre courrier recommandé

Vous êtes alors redirigé vers la page web https://secure.letreco.fr suivante :

Faites votre choix entre « Accepter le recommandé » , « Refuser le recommandé » ou « Plus tard »

Après avoir accepté la réception du courrier la fenêtre de contrôle du code de vérification s’affiche :

Si vous acceptez le courrier, saisissez le code de vérification à usage unique

reçu dans l’email puis cliquer sur Valider

L'écran suivant s'affiche :

Cliquez sur le lien de téléchargement des documents pour accéder au contenu de votre recommandé.

Article 64-7 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 :

"Si le prestataire de service de confiance qualifié constate, passé un délai de 48 heures après la transmission de l'avis électronique au destinataire, que ce dernier n'a pas procédé au téléchargement du contenu de l'envoi électronique qui lui a été adressé, le prestataire lui adresse un message de rappel comportant les mentions prévues à l'article 64-6. Ce nouveau message est sans incidence sur le point de départ du délai mentionné au second alinéa de l'article 64-2. ”

De même, passé un délais de 21 jours, l'envoi électronique sera considéré comme un envoi "avisé et non réclamé".